Aux portes du monde : une journée au Service des départs de la Poste vaticane

Entretien avec Stefano Rossi et Ermanno Croci, responsables du traitement du courrier au Bureau des départs du Service de la Poste et de la Philatélie du Gouvernorat

C’est dans ce lieu que travaillent Stefano Rossi et Ermanno Croci, responsables du courrier au Bureau des départs, qui racontent leur expérience dans cet entretien accordé à www.vaticanstate.va. Une mission unique leur est confiée : avoir entre les mains les messages des pèlerins venus du monde entier, la correspondance officielle du Saint-Siège, ainsi que les documents liés à des événements historiques tels que le Jubilé ou l’élection d’un nouveau Pape. Travailler ici, c’est être chaque jour un maillon de la chaîne qui relie le Vatican au monde entier.

Pouvez-vous nous raconter votre parcours professionnel et expliquer comment vous êtes arrivés à exercer cette fonction ?

Notre parcours professionnel a commencé il y a de nombreuses années à la Poste vaticane – nous explique Stefano –, j’ai débuté ma carrière comme opérateur du réseau de poste pneumatique et standardiste, un détail qui montre à lui seul combien ce lieu conserve des technologies et des traditions qui ont aujourd’hui disparu ailleurs. Ermanno ajoute, quant à lui, qu’il a commencé au service de la collecte du courrier, où il a acquis une solide expérience de terrain : Notre parcours a été marqué par une progression constante qui nous a permis de connaître en profondeur l’organisation et le fonctionnement d’une institution sans équivalent au monde.

Quelles compétences estimez-vous essentielles aujourd’hui pour un agent chargé du traitement du courrier ?

Aujourd’hui plus que jamais, nous estimons que, pour exercer efficacement cette fonction, une solide formation professionnelle et une connaissance approfondie des procédures internes sont indispensables. Notre travail exige précision, fiabilité et une grande attention, car chaque étape influe sur le bon fonctionnement de l’ensemble du processus postal.

À ces compétences techniques s’ajoutent la précision, le sens des responsabilités et des capacités d’organisation, des qualités essentielles pour garantir un service efficace. Il est également important de savoir faire face avec réactivité aux situations imprévues. Ce n’est qu’avec un véritable esprit de collaboration qu'il est possible d’assurer un service à la hauteur des standards requis.

En quoi consiste une journée type pour vous ?

Notre journée de travail commence à 7 h 30 par l’organisation des expéditions et la préparation des dépêches destinées aux différents pays du monde. Au cours de cette première phase, les activités de la journée sont également planifiées et les opérateurs sont affectés aux différents services, afin d’assurer une répartition équilibrée du travail et le bon déroulement de l’ensemble des opérations. La coordination est un aspect fondamental de notre travail : chaque service est étroitement lié aux autres et exige une planification rigoureuse afin d’éviter les retards ou l’accumulation de courrier. L’objectif est de veiller à ce que chaque envoi soit traité avec ponctualité et précision.

Au cours de la journée, nous nous occupons de la collecte et du tri des milliers de cartes postales que les pèlerins et les touristes confient chaque jour à la Poste vaticane, avant de les acheminer vers leurs destinations respectives. Parallèlement, nous gérons les envois par courrier express, en assurant leur traitement et leur expédition, ainsi que les lettres recommandées, qui sont enregistrées, contrôlées et expédiées avec le plus grand soin.

Une part importante de notre travail concerne également le service d’affranchissement du courrier remis à la Poste vaticane par les différents organismes du Saint-Siège. À cela s’ajoute l’établissement de la documentation douanière pour les envois contenant des livres ou des marchandises à destination aussi bien des pays européens que des pays extra-européens, une étape essentielle pour garantir le bon acheminement des envois et le respect de la réglementation internationale.

L’ensemble de ces activités rend nos journées intenses et variées : chaque opérateur contribue, par son travail, à garantir un service efficace et fiable.

Quelles sont les principales responsabilités liées à votre fonction ?

Les principales responsabilités liées à notre fonction concernent la coordination des activités du service et la supervision de l’ensemble du processus de collecte et de traitement du courrier. Chaque journée exige une planification attentive des ressources, afin que toutes les activités puissent être réalisées avec précision et dans les délais prévus. Nous vérifions que chaque opération est effectuée dans le respect des procédures, en intervenant rapidement lorsque des difficultés ou des situations imprévues se présentent. Notre rôle consiste à veiller à ce que chaque envoi, de la simple carte postale à l’expédition la plus complexe, soit traité avec le plus grand soin et dans les meilleurs délais.

Quels outils ou technologies utilisez-vous le plus fréquemment ?

Parmi les outils que nous utilisons quotidiennement figurent principalement les ordinateurs et les machines à oblitérer, tous deux indispensables à la gestion des opérations administratives. Les systèmes informatiques nous permettent de gérer les différentes étapes du traitement du courrier, de l’enregistrement des envois au suivi des expéditions, tout en soutenant l’ensemble des activités d’organisation du service. Les scanners jouent également un rôle important. Ils sont utilisés pour le contrôle et la vérification du courrier entrant et sortant et permettent ainsi une gestion plus précise et plus sûre des envois. Les machines à affranchir sont quant à elles essentielles pour l’application correcte des tarifs postaux, notamment pour le courrier qui nous est confié par les différents organismes.

Des outils modernes, certes, mais qui coexistent ici avec des gestes et des savoir-faire transmis au fil du temps. Cet équipement constitue un soutien indispensable, qui repose néanmoins toujours sur l’expérience et l’attention des opérateurs. C’est là le secret d’un bureau de poste qui ne ressemble à aucun autre : la technologie au service de l’homme et non l’inverse.

Comment garantissez-vous l’efficacité et la ponctualité dans la collecte et le tri du courrier ?

Tout repose sur la synchronisation entre les horaires d’arrivée au service et les étapes successives de traitement. Chaque étape est organisée de manière séquentielle et coordonnée, afin de réduire au minimum les temps d’attente et de veiller à ce que le courrier soit pris en charge et trié sans retard.

La planification interne des activités permet de répartir le travail de manière équilibrée entre les opérateurs et d’adapter rapidement l’organisation du service aux besoins quotidiens. La collaboration entre les différents secteurs et une communication constante permettent également de gérer rapidement les éventuels pics d’activité ou les situations imprévues.

De quelle manière votre travail contribue-t-il au fonctionnement global du service postal ?

La contribution de notre travail au fonctionnement de l’ensemble de la chaîne postale consiste à garantir que l’acheminement du courrier vers les différentes destinations s’effectue de manière rapide, précise et ordonnée. Chaque étape, de la collecte au tri, jusqu’à la préparation des expéditions, vise à réduire les délais de traitement et à assurer le bon acheminement des envois. Dans ce sens, nous pouvons affirmer avec fierté que la fonction que nous exerçons constitue une étape fondamentale au sein de la chaîne logistique, puisqu’elle permet d’organiser et d’optimiser le flux du courrier avant son départ vers les services suivants. Le souci de la précision et du respect des procédures garantit que chaque envoi parvienne à destination dans les meilleurs délais et dans de bonnes conditions.

Ces dernières années, comment votre travail a-t-il évolué avec la numérisation ?

La numérisation a entraîné des changements significatifs, rendant de nombreuses procédures plus pratiques et plus rapides qu’auparavant. L’introduction de systèmes informatiques toujours plus performants a permis de simplifier de nombreuses étapes opérationnelles, de réduire les délais de traitement et d’améliorer la traçabilité du courrier tout au long de son parcours. En particulier, la possibilité de numériser certaines procédures a rendu plus rapide le traitement des opérations quotidiennes et a contribué à réduire la marge d’erreur, favorisant une plus grande précision dans les contrôles et les enregistrements. La communication interne entre les différents services s’en est également trouvée plus fluide et plus rapide.

Il y a toutefois un aspect qui, selon nous, ne change pas, à savoir le rôle de l’opérateur : l’expérience et la capacité à gérer les situations restent des éléments fondamentaux pour garantir la qualité du service. La révolution numérique, en somme, n’a pas remplacé le travail humain, mais l’a rendu plus efficace, sans en diminuer la valeur.

Quelles innovations ont le plus amélioré le service ?

La mécanisation progressive des activités opérationnelles constitue le changement le plus significatif. Les machines et les systèmes automatisés ont optimisé le tri, l’affranchissement et l’enregistrement, réduisant les délais de traitement et améliorant la précision. Il en résulte un processus postal dans son ensemble plus fluide, capable de garantir la ponctualité même lors des périodes de forte affluence.

Pensez-vous que la fonction d’agent chargé du traitement du courrier est appelée à évoluer encore au cours des prochaines années ?

Les technologies continueront certainement d’évoluer, mais tant qu’il existera un besoin d’envoyer et de recevoir du courrier physique — et pour un lieu comme le Vatican, destination de pèlerinage de millions de personnes, ce besoin ne semble pas près de disparaître — la fonction fondamentale de notre rôle restera la même dans l’ensemble.

La gestion du courrier requiert en effet encore aujourd’hui des compétences organisationnelles, une attention aux détails et des capacités de contrôle qui peuvent difficilement être entièrement automatisées. Même dans un contexte d’innovation technologique croissante, la contribution humaine demeure essentielle pour garantir la conformité, la fiabilité et la qualité du service. Il est donc plus réaliste d’envisager une évolution de la fonction plutôt que sa transformation totale, avec des outils toujours plus performants venant soutenir les activités quotidiennes, mais avec le rôle central de l’opérateur qui continue de constituer un élément indispensable.

Quels sont les aspects les plus délicats en matière de sécurité ?

La sécurité représente un élément fondamental de notre travail ; la formation professionnelle du personnel constitue la base indispensable pour garantir le bon déroulement de toutes les opérations. Une préparation adéquate permet en effet de réduire la marge d’erreur et de faire face avec discernement aux différentes situations susceptibles de se présenter dans le cadre du travail quotidien. Un autre élément fondamental est la discrétion dans le traitement du courrier. Agir avec discrétion, professionnalisme et sens des responsabilités est essentiel pour garantir la protection des usagers et le bon fonctionnement du service.

Avez-vous constaté une augmentation notable de l’activité à la suite du Jubilé 2025 et de l’élection du nouveau Pape ?

En tant que Poste vaticane, nous avons constaté une augmentation significative de l’activité, aussi bien pendant la période jubilaire qu’à l’occasion de l’élection du nouveau Pape. Il s’agit de moments particulièrement importants dans la vie du Saint-Siège, qui entraînent une hausse considérable du volume de courrier.

Ce sont des moments où l’on mesure concrètement le privilège — et, en même temps, la responsabilité — de travailler dans un lieu qui est littéralement le centre du monde pour des centaines de millions de fidèles : l’afflux de pèlerins et de visiteurs venus de tous les continents accroît considérablement le volume de cartes postales, de lettres et d’envois. Malgré l’augmentation considérable de la charge de travail, l’expérience du personnel et l’organisation du service permettent de faire face à ces périodes exceptionnelles en assurant toujours le bon déroulement de toutes les activités, avec la sérénité de ceux qui, chaque jour, contribuent silencieusement à écrire une page de l’histoire.