Le Protocole général et les Archives centrales du Gouvernorat
Un système centralisé avec deux âmes
Plus de 3 500 documents informatisés par mois, soit un total de près de 40 000 par an. Une immense masse de travail gérée par le Protocole général et les Archives centrales du Gouvernorat. Il s’agit d’une structure qui joue un rôle déterminant, entre autres, dans la transmission et la consultation des documents, le tri de la correspondance interne et externe, la conservation et la protection de la mémoire historique du Gouvernorat. C’est ce qu’expliquent dans cette interview les responsables du Protocole général et des Archives centrales du Gouvernorat de l’État de la Cité du Vatican.
De quoi s’occupe le Protocole ?
Le Protocole général et les Archives centrales du Gouvernorat sont chargés de la gestion documentaire en termes d’enregistrement informatisé et dématérialisé des documents. Mais aussi de la transmission et de la consultation des documents (recherches soumises à l’autorisation des supérieurs), de l’archivage et du stockage papier et numérique, en assurant l’intégrité et en garantissant la transparence, la confidentialité et la fiabilité du patrimoine documentaire. Sans oublier la réception et le tri de la correspondance interne et externe du Gouvernorat, l’enregistrement de la correspondance postale entrante et sortante et la numérisation des Archives historiques.
Comment se compose la structure ?
Elle est composée de trois employés spécialisés, qui mènent des actions synergiques visant à la gestion de documents informatisés et sur papier, dans l’optique d’un processus évolutif entre tradition et contemporanéité. Les professionnels concernés interagissent et coopèrent entre eux, en effectuant les mêmes tâches sans distinction.
Combien de documents traitez-vous par mois et quelle Direction ou Bureau reçoit le plus de correspondance ?
Le Protocole général et les Archives centrales du Gouvernorat traitent un patrimoine documentaire complexe et important, tant du point de vue administratif et juridique que du point de vue historique et culturel.
Le flux documentaire qui caractérise sa structure prévoit des activités ciblées, préparatoires et fonctionnelles afin de garantir une gestion correcte et efficace. La poursuite de ces activités est nécessaire étant donné que le Bureau du protocole traite plus de 3 500 documents par mois, ce qui représente un total annuel de près de 40 000 documents informatisés.
Dans ce contexte, il est possible d’affirmer que la Direction des Services de Sécurité et de Protection civile et le Bureau juridique, deux réalités opérationnelles du Gouvernorat, traitent un important flux de documents, articulé et visible.
Existe-t-il également des Archives qui dépendent du Protocole ?
Le Protocole général et les Archives centrales du Gouvernorat se définissent comme un système centralisé, où les deux âmes ‘Protocole informatique’ et ‘Archives numériques et papier’ coopèrent de manière optimale, uniforme et efficace. Ces deux réalités opérationnelles qui caractérisent ce Bureau agissent simultanément, effectuant constamment un processus de modernisation sur plusieurs niveaux (organisationnel, documentaire et technologique).
Êtes-vous la mémoire documentaire historique du Gouvernorat ?
La structure joue un rôle déterminant dans la formation, la conservation et la protection de la mémoire historique du Gouvernorat. Le Bureau, opérant dans une optique de gestion à la fois transversale et unitaire du patrimoine documentaire, s’affirme comme le détenteur de la mémoire historique, et donc de l’identité, de l’Institution.
(Nicola Gori)
