Il Protocollo Generale e Archivio Centrale del Governatorato
Un Sistema centralizzato con due anime
Oltre 3.500 documenti informatizzati al mese, per un totale di quasi 40.000 all’anno. Una mole importante di lavoro che viene gestita dal Protocollo Generale e Archivio Centrale del Governatorato. Si tratta di una struttura che ricopre un ruolo determinante, tra l’altro, nella trasmissione e consultazione dei documenti, nello smistamento della corrispondenza interna ed esterna, nella conservazione e tutela della memoria storica del Governatorato. Lo spiegano in questa intervista gli incaricati del Protocollo Generale e Archivio Centrale del Governatorato dello Stato della Città del Vaticano.
Di cosa si occupa il Protocollo?
Il Protocollo Generale e Archivio Centrale del Governatorato si occupa della gestione documentale in termini di protocollazione informatica e dematerializzazione dei documenti. Ma anche della trasmissione e consultazione dei documenti (ricerche previa autorizzazione dei Superiori), dell’archiviazione e conservazione cartacea e digitale, assicurando l’integrità e garantendo la trasparenza, la riservatezza e l’affidabilità del patrimonio documentale. Senza dimenticare la ricezione e lo smistamento della corrispondenza interna ed esterna al Governatorato, la registrazione della corrispondenza postale in entrate e in uscita e la digitalizzazione dell’Archivio Storico.
Come è composta la struttura?
Si compone di tre dipendenti specializzati, che perseguono azioni sinergiche volte ad una gestione documentale informatizzata e cartacea, nell’ottica di un processo in evoluzione fra tradizione e contemporaneità. Le figure professionali coinvolte, interagiscono e cooperano tra loro, svolgendo indistintamente le medesime mansioni.
Quanti documenti al mese processate, qual è la Direzione o l'ufficio che più riceve corrispondenza?
Il Protocollo Generale e Archivio Centrale del Governatorato si occupa di un patrimonio documentale complesso e rilevante sia dal punto di vista amministrativo e giuridico, che dal punto di vista storico e culturale.
Il flusso documentale che ne caratterizza la sua struttura, prevede attività mirate, propedeutiche e funzionali al fine di garantire una corretta ed efficace gestione del medesimo. Perseguire tali attività, risulta essere necessario dato che l’Ufficio protocolla oltre 3.500 documenti al mese, arrivando ad un totale annuo di quasi 40.000 documenti informatizzati.
A fronte di tale scenario, è possibile affermare che anche la Direzione dei Servizi di Sicurezza e Protezione Civile e l’Ufficio Giuridico, entrambe realtà operative del Governatorato, trattano un articolato e cospicuo flusso documentale.
Esiste anche un Archivio che dipende dal Protocollo?
Il Protocollo Generale e Archivio Centrale del Governatorato si identifica come un Sistema centralizzato, dove le due anime “Protocollo Informatico” e “Archivio digitale e cartaceo” cooperano in maniera ottimale, uniforme ed efficace. Queste due realtà operative che caratterizzano questo Ufficio, agiscono simultaneamente avviando costantemente un processo di ammodernamento su più livelli (organizzativo, documentale e tecnologico).
Siete come la memoria storica documentale del Governatorato?
La struttura ricopre un ruolo determinante nella formazione, conservazione e tutela della memoria storica del Governatorato. L’Ufficio, operando nell’ottica di una gestione trasversale e al contempo unitaria del patrimonio documentale, si afferma come il detentore della memoria storica, e quindi identitaria, dell’Ente.
(Nicola Gori)
