Le Bureau de coordination des événements du Gouvernement

Entre rendez-vous récurrents et rendez-vous extraordinaires

Tout tourne autour de cette structure quand il s’agit d’organiser et de programmer des événements, aussi bien institutionnels que d’organismes extérieurs, au Vatican. Il s’agit du Bureau de coordination des événements, un service central pour le Gouvernorat et pour ceux qui doivent planifier des rendez-vous récurrents ou extraordinaires. C’est ce qu’expliquent dans cette interview les responsables du Bureau de coordination des événements, qui dépendent directement du Secrétariat général du Gouvernorat de l’État de la Cité du Vatican.

Comment se compose votre structure ?

Le Bureau de coordination des événements est directement rattaché au Secrétariat général et reçoit les autorisations de création et de gestion des événements de la part du Cardinal Président et du Secrétaire général, avec l’assistance des secrétariats respectifs.                                             

Quelles sont ses missions ?

Il est chargé de fournir un soutien organisationnel pour la réussite des événements demandés par les Organismes du Saint-Siège et du Gouvernorat de l’État de la Cité du Vatican, dans le cadre de leurs missions institutionnelles respectives, et des événements pour lesquels le « demandeur » doit prendre en charge les frais à engager.
Il analyse les besoins du client et les communique aux Directions et aux Bureaux du Gouvernorat, qui contribueront, en synergie et chacun dans le cadre de leurs compétences respectives, à la fourniture des services requis pour répondre aux besoins de la circonstance.
A cette fin, le Bureau de coordination des événements planifie au moins une visite sur place, à l’endroit autorisé pour l’événement, avec toutes les personnes concernées.
Ces démarches initiales sont communes à tous les événements, institutionnels et non institutionnels, et ont pour premier objectif de simplifier l’organisation afin de limiter les coûts pour toutes les parties concernées.
L’activité du Bureau de coordination de l’événement commence en se présentant à la « partie autorisée » à tenir l’événement, comme le point de contact unique pour toutes les exigences techniques, logistiques et organisationnelles et prend également en charge l’aspect administratif.                                                   

Combien de temps à l’avance et de quelle manière apprend-on l’existence d’un événement qui aura lieu par la suite ?

Il n’y a pas de délai précis, il y a des événements qui sont autorisés un an à l’avance et d’autres qui sont organisés en quelques jours. Parfois, nous sommes contactés par téléphone, à l’avance, pour connaître la disponibilité éventuelle des lieux relevant de la juridiction du Gouvernorat, afin que la demande puisse être envoyée à nos supérieurs avec des dates possibles.

Y a-t-il des rendez-vous récurrents ? Lesquels et combien sont-ils ?

Plusieurs rendez-vous ont lieu chaque année, dont certains ont un caractère institutionnel.
La cérémonie d’inauguration de la Crèche et l’illumination de l’arbre de Noël, qui a lieu sur la place Saint-Pierre aux alentours de la fête de l’Immaculée Conception, revêtent une grande importance.
Il s’agit d’une soirée retransmise en direct à la télévision, attendue par toute la chrétienté et en particulier par la ville de Rome, à laquelle participent un public de 2 000 invités, le Cardinal Président du Gouvernorat de l’État de la Cité du Vatican, le Secrétaire général et les représentants religieux et laïcs des diocèses donateurs, avec l’accompagnement musical de la Fanfare de la Gendarmerie vaticane.
Le Chemin de croix qui se déroule dans les jardins du Vatican, avec la participation des collaborateurs du Gouvernorat, et la station finale à la Grotte de Lourdes sont tout aussi significatifs. C’est un moment de prière qui unit les différentes réalités du Gouvernorat, qui s’alternent de station en station, accompagnées par les aumôniers des Directions et des Bureaux centraux.

Y a-t-il d’autres événements annuels ?

Il faut également souligner le soutien annuel au salésien Don Francesco Fontana qui, par la volonté du Saint-Père, a été nommé coordinateur des programmes « Summer Youth in the Vatican » et « Family Feast », des événements grâce auxquels toutes nos familles se retrouvent dans la prière et une joyeuse convivialité.
À cela s’ajoutent des événements devenus annuels, comme la prestation de serment des nouvelles recrues de la Garde suisse pontificale en mai et la célébration de la Messe des patronages milanais dans la Basilique Saint-Pierre le mardi après Pâques, sans oublier le soutien logistique aux événements organisés par le Bureau du Protocole de la Secrétairerie d’État.

Le Jubilé est désormais proche. Comment vous préparez-vous ?

La méthodologie utilisée au cours des ans pour la gestion des événements, soutenue par le support informatique, fondamental pour notre activité, avec un programme testé et optimisé pour le Jubilé de la Miséricorde, nous ont permis d’émettre une hypothèse sur un premier scénario possible pour 2025. Nous attendons cependant des informations complémentaires pour les analyser et les partager avec les différents services, afin d’apporter le maximum de précisions pour la réussite des événements de cette année aussi complexe.

(Nicola Gori)