La Coordinación de Eventos de la Gobernación
Entre citas recurrentes y extraordinarias
Todo gira en torno a esta estructura cuando se trata de organizar y programar eventos, tanto institucionales como promovidos por entidades externas al Vaticano. Se trata de la Coordinación de Eventos, un servicio central tanto para la Gobernación como para quienes deben planificar citas periódicas o eventos puntuales. Así lo explican en esta entrevista los responsables de la Coordinación de Eventos, que dependen directamente de la Secretaría General de la Gobernación del Estado de la Ciudad del Vaticano.
¿Cómo está estructurada vuestra organización?
La Coordinación de Eventos depende directamente de la Oficina de la Secretaría General y recibe las autorizaciones del Cardenal Presidente y del Secretario General para proceder a la creación y gestión de los eventos, con el apoyo de sus respectivas Secretarías.
¿Cuáles son sus funciones?
Su función es proporcionar soporte organizativo para el éxito de los eventos solicitados por los Organismos de la Santa Sede y de la Gobernación del Estado de la Ciudad del Vaticano, en el marco de sus competencias institucionales, así como de aquellos eventos en los que el “solicitante” debe asumir los costos correspondientes.
Analiza las necesidades del cliente y las comparte con las Direcciones y Oficinas del Gobernatorato que, en sinergia y cada una dentro de sus competencias, colaborarán en la prestación de los servicios necesarios para satisfacer los requisitos de la ocasión.
Para ello, la Coordinación de Eventos organiza al menos una inspección en el lugar autorizado para el evento, con la participación de todos los interesados. Estas fases iniciales son comunes a todos los eventos, institucionales o no, y tienen como objetivo principal simplificar la organización y reducir los costes de todas las partes implicadas.
La actividad de la Coordinación de Eventos comienza presentándose ante el “solicitante autorizado” como el único interlocutor para todas las necesidades técnico-logísticas y organizativas, y se ocupa asimismo de la parte administrativa.
¿Con cuánta antelación y de qué manera se enteran de un evento que posteriormente tendrá lugar?
No existe un plazo preciso; hay eventos que se autorizan con un año de antelación y otros que surgen en cuestión de días. En ocasiones, nos contactan telefónicamente, de forma preliminar, para verificar la disponibilidad de los espacios bajo la competencia del Gobernatorato, de modo que podamos comunicar la solicitud a nuestros Superiores con fechas posibles.
¿Existen eventos recurrentes? ¿Cuáles y cuántos son?
Existen varios eventos anuales, algunos de carácter institucional. Entre ellos destaca la ceremonia de inauguración del Belén y el encendido del árbol de Navidad, que tiene lugar en la Plaza de San Pedro en torno a la Fiesta de la Inmaculada Concepción. Una velada, transmitida en directo por televisión, esperada por toda la cristiandad y en particular por la ciudad de Roma, con la participación de unas 2.000 personas, entre ellas el Cardenal Presidente del Gobernatorato del Estado de la Ciudad del Vaticano, el Secretario General y representantes religiosos y laicos de las Diócesis donantes, acompañados por la Banda de la Gendarmería Vaticana.
No menos significativo es el Vía Crucis que se celebra en los Jardines Vaticanos, con la participación de los colaboradores del Gobernatorato y una emotiva estación final en la Gruta de Lourdes. Un momento de oración que une a las diversas realidades del Gobernatorato, que se turnan en cada estación, acompañados por los capellanes de las Direcciones y Oficinas Centrales.
¿Existen otros eventos anuales?
Cabe mencionar el apoyo anual al salesiano Don Francesco Fontana, quien, por voluntad del Santo Padre, ha sido designado Coordinador de los Programas “Verano para Jóvenes en el Vaticano” y “Fiesta de la Familia”, eventos gracias a los cuales todas nuestras familias se unen en oración y alegre convivencia.
Además, existen eventos que con el tiempo han adquirido carácter anual, como el Juramento de las nuevas reclutas de la Guardia Suiza Pontificia en el mes de mayo y la celebración de la Santa Misa en la Basílica de San Pedro para los Oratorios Milaneses el martes después de Pascua, sin olvidar el apoyo logístico a los eventos organizados por la Oficina de Protocolo de la Secretaría de Estado.
El Jubileo se acerca. ¿Cómo os estáis preparando?
La metodología empleada durante estos años para la gestión de los eventos, apoyada por un sistema informático esencial para nuestra actividad, con un programa que fue probado y optimizado para el Jubileo de la Misericordia, nos ha permitido esbozar un primer posible escenario para 2025. No obstante, estamos a la espera de recibir más información para analizar y compartir con los distintos servicios, con el objetivo de proporcionar el mayor número de detalles posible para el éxito de los eventos en este año tan complejo.
(Nicola Gori)
