Il Coordinamento Eventi del Governatorato

Tra appuntamenti ricorrenti e straordinari

Tutto ruota intorno a questa struttura quando si tratta di organizzare e programmare eventi, sia istituzionali, sia da parte di entità esterne al Vaticano. È il Coordinamento Eventi, un servizio centrale per il Governatorato e per quanti devono pianificare appuntamenti ricorrenti o una tantum. Lo spiegano in questa intervista gli incaricati del Coordinamento Eventi che dipendono direttamente dalla Segreteria Generale del Governatorato dello Stato della Città del Vaticano.

Com’è composta la vostra struttura?

Il Coordinamento Eventi dipende direttamente dall’Ufficio di Segreteria Generale e riceve le autorizzazioni a procedere alla creazione e gestione degli eventi, dal Cardinale Presidente e dal Segretario Generale, con il supporto delle rispettive Segreterie.

Quali compiti esplica?

Si occupa di dare il supporto organizzativo alla buona riuscita sia degli eventi richiesti dagli Organismi della Santa Sede e del Governatorato dello Stato della Città del Vaticano, nell’ambito dei rispettivi compiti istituzionali, sia eventi per i quali il “soggetto richiedente” si dovrà fare carico dei costi da sostenere.

Analizza le necessità del cliente e le condivide con le Direzioni e gli Uffici del Governatorato che concorreranno, in sinergia e ciascuno per le proprie competenze, all’erogazione dei servizi necessari per soddisfare le esigenze della circostanza.

A tal fine il Coordinamento Eventi indice almeno un sopralluogo, nel posto autorizzato per l’appuntamento, con tutti i soggetti interessati.

Queste fasi iniziali sono comuni a tutti gli eventi, istituzionali e non, e hanno, come prima finalità, la semplificazione organizzativa mirata al contenimento dei costi di tutti i soggetti coinvolti.

L’attività del Coordinamento Eventi inizia presentandosi al “soggetto autorizzato” all’evento come interlocutore unico per tutte le esigenze tecnico-logistiche e organizzative e ne cura la parte amministrativa.

Quanto tempo prima e con quali modalità venite a conoscenza di un evento che poi si svolgerà?

Non esiste una precisa tempistica, ci sono eventi che vengono autorizzati con un anno di anticipo come altri che nascono nel giro di pochi giorni. A volte veniamo contattati telefonicamente, in maniera preliminare, per conoscere l’eventuale disponibilità dei luoghi sotto la competenza del Governatorato, in modo da far pervenire la richiesta ai nostri Superiori con date possibili.

Vi sono appuntamenti ricorrenti? Quali e quanti sono?

Gli appuntamenti che si svolgono annualmente sono diversi, alcuni con carattere istituzionale.

Grande importanza riveste la cerimonia di inaugurazione del Presepe e l’accensione dell’albero di Natale che avviene in Piazza San Pietro nel periodo intorno alla Festa dell’Immacolata Concezione.

Una serata, trasmessa in diretta televisiva, attesa dalla cristianità intera ed in particolare dalla città di Roma, alla quale partecipano, con una platea di 2.000 ospiti, il Cardinale Presidente del Governatorato dello Stato della Città del Vaticano, il Segretario Generale e i rappresentanti religiosi e laici delle Diocesi donanti, con l’accompagnamento musicale della Banda della Gendarmeria Vaticana.

Non meno significativa è la Via Crucis che si svolge nei Giardini Vaticani, con la partecipazione dei collaboratori del Governatorato e suggestiva stazione finale alla Grotta di Lourdes. Un momento di preghiera che unisce le varie realtà del Governatorato che si alternano di stazione in stazione accompagnati dai cappellani delle Direzioni e Uffici Centrali.

Ci sono altri appuntamenti annuali?

Doveroso è anche evidenziare l’annuale sostegno al salesiano don Francesco Fontana che, per volontà del Santo Padre, è stato incaricato Coordinatore dei Programmi “Estate Ragazzi in Vaticano” e “Festa della Famiglia”, eventi grazie ai quali tutte le nostre famiglie si uniscono in preghiera e gioiosa convivialità.

Inoltre ci sono degli eventi che hanno assunto nel tempo carattere di annualità, come ad esempio il Giuramento delle nuove reclute della Guardia Svizzera Pontificia nel mese di maggio e la celebrazione della Santa Messa nella Basilica di San Pietro degli Oratori Milanesi il martedì dopo Pasqua, senza tralasciare il sostegno logistico agli eventi organizzati dall’Ufficio del Protocollo della Segreteria di Stato.

Il Giubileo è ormai prossimo. Come vi state preparando?

La metodologia utilizzata negli anni per la gestione degli eventi, coadiuvata dal supporto informatico, fondamentale per la nostra attività, con un programma che è stato testato ed ottimizzato per il Giubileo della Misericordia, ci hanno permesso di ipotizzare un primo possibile scenario per il 2025. Siamo comunque in attesa di ricevere ulteriori informazioni da analizzare e poi condividere con i diversi servizi, allo scopo di fornire più dettagli possibili per la buona riuscita degli eventi per questo anno così complesso.

(Nicola Gori)